Esistono, infatti, moltissime regole non scritte riguardanti il modo in cui comportarsi rispetto allo scambio delle business cards, che ci fanno capire l’importanza attribuita dalla cultura nipponica a questa formalità.
Ecco, quindi, alcune regole che è necessario conoscere per cominciare al meglio un incontro di lavoro in Giappone:
- Portare sempre con se` dei biglietti da visita (possibilmente scritti anche in giapponese) mostra la propria serietà e il fatto che si conosce e si rispetta la cultura del luogo; ciò ispira fiducia nella controparte giapponese.
- Avere sempre pronta un’abbondante quantità di biglietti da visita; presentarsi ad un incontro sprovvisti è considerato come un gesto negativo, che potrebbe influenzare negativamente il rapporto.
- Accertarsi che i biglietti da visita siano in perfetto stato, puliti, senza angoli smussati.
- Nel momento in cui si consegnano i biglietti alzarsi in piedi e fare un leggero inchino in segno di rispetto.
- Tenere preferibilmente il biglietto da visita con due mani in modo che il lato scritto in giapponese sia visibile.
- Se ci sono più persone presenti distribuire un biglietto alla volta, iniziando dalla controparte piu’ alta in grado.
- Nel momento in cui si riceve un biglietto da visita, è necessario prenderlo con cura, con entrambe le mani, e leggerlo attentamente. Se si ricevono più biglietti, perché in presenza di più persone, è necessario prendersi un momento per ciascuno.
- Non riporre i biglietti da visita appena ricevuti nel portafoglio (anzi, portabiglietti): l’ideale è lasciarli di fronte a sè sul tavolo (distribuiti per importanza gerarchica a partire dall’alto verso il basso) e alla conclusione del meeting, riporli in un porta carte adeguato.
(Silvia Z.)