Tutti noi sappiamo come durante gli incontri di lavoro sia utile lo scambio dei biglietti da visita, ma forse non molti sono a conoscenza del fatto che in Giappone ciò avvenga con particolare dedizione e attenzione, tanto che agli occhi esterni potrebbe sembrare quasi un rito.
Esistono, infatti, moltissime regole non scritte riguardanti il modo in cui comportarsi rispetto allo scambio delle business cards, che ci fanno capire l’importanza attribuita dalla cultura nipponica a questa formalità.
Ecco, quindi, alcune regole che è necessario conoscere per cominciare al meglio un incontro di lavoro in Giappone:
- Portare sempre con se` dei biglietti da visita (possibilmente scritti anche in giapponese) mostra la propria serietà e il fatto che si conosce e si rispetta la cultura del luogo; ciò ispira fiducia nella controparte giapponese.
- Avere sempre pronta un’abbondante quantità di biglietti da visita; presentarsi ad un incontro sprovvisti è considerato come un gesto negativo, che potrebbe influenzare negativamente il rapporto.
- Accertarsi che i biglietti da visita siano in perfetto stato, puliti, senza angoli smussati.
- Nel momento in cui si consegnano i biglietti alzarsi in piedi e fare un leggero inchino in segno di rispetto.
- Tenere preferibilmente il biglietto da visita con due mani in modo che il lato scritto in giapponese sia visibile.
- Se ci sono più persone presenti distribuire un biglietto alla volta, iniziando dalla controparte piu’ alta in grado.
- Nel momento in cui si riceve un biglietto da visita, è necessario prenderlo con cura, con entrambe le mani, e leggerlo attentamente. Se si ricevono più biglietti, perché in presenza di più persone, è necessario prendersi un momento per ciascuno.
- Non riporre i biglietti da visita appena ricevuti nel portafoglio (anzi, portabiglietti): l’ideale è lasciarli di fronte a sè sul tavolo (distribuiti per importanza gerarchica a partire dall’alto verso il basso) e alla conclusione del meeting, riporli in un porta carte adeguato.
(Silvia Z.)
